Periodieke facturen beheren

Stap voor stap

1. 1Sla eerst een factuurconcept op zonder meegeregistreerde betaling. Open Periodieke facturen en maak een reeks aan. Zoek het te kopiëren concept op klant, omschrijving of datum; Meer resultaten laden toont de volgende keuzes. Alleen geschikte, nog niet definitieve concepten zijn selecteerbaar. Een inmiddels gewijzigd concept kies je opnieuw. Een reeks herhaalt nooit een ontvangst: echte betalingen registreer je later per factuur.
2. 2Kies wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, een startdatum en de betaaltermijn. Die termijn begint op 14 dagen en is wijzigbaar. Factuurdatum en leveringsdatum worden de geplande uitvoerdatum. In een kortere maand wordt de laatste dag gebruikt, met behoud van het oorspronkelijke datumanker.
3. 3Laat automatisch definitief maken uit om elke factuur eerst te controleren. Schakel automatisch versturen alleen expliciet in samen met automatisch definitief maken, een ingestelde eigen mailserver en een ontvangeradres. Dit gekozen adres verandert niet automatisch wanneer het contactadres wijzigt.
4. 4Controleer de reeks en haar uitvoeringen. Is actuele invoer niet voldoende om automatisch definitief te maken, dan blijft de factuur een concept met een melding en wordt niets verstuurd. Na een technische onderbreking worden gemiste uitvoeringen alleen als concept klaargezet.
5. 5Bewerk de reeks voor toekomstige facturen. Latere wijzigingen aan het bronconcept werken niet vanzelf door in het eigen sjabloon van de reeks. Bestaande omrekeninvoer wordt als vaste invoer gekopieerd; er worden geen actuele wisselkoersen opgehaald.
6. 6Pauzeer de reeks tijdelijk, hervat haar of beëindig haar. Bij hervatten na een bewuste pauze worden gemiste momenten overgeslagen. Een gegenereerd concept verwijderen slaat alleen die uitvoering over en stopt de toekomstige reeks niet.

Wat zie je op het scherm?

• Te kopiëren factuurconcept
• Frequentie, startdatum en betaaltermijn
• Automatisch definitief maken en versturen
• Status, volgende uitvoering en eerdere uitvoeringen

Wat gebeurt er daarna?

Elke uitvoering blijft afzonderlijk zichtbaar als concept, definitieve factuur of overgeslagen moment. Wijzigingen aan de reeks herschrijven geen bestaande facturen. Ontvangsten en terugbetalingen registreer je bij de betreffende factuur.

Verder lezen