PDF, centrale factuuropmaak en factuurmail

Stap voor stap

1. 1Open Instellingen en kies Factuuropmaak. Een eigenaar of beheerder kiest hier het lettertype, de accentkleur en eventueel een lokaal PNG- of JPEG-logo voor de hele administratie. Een kijker kan de actuele instellingen bekijken. Er zijn geen afzonderlijke logo-, lettertype- of kleurkeuzes per document.
2. 2Het centrale logo wordt als privébestand bewaard; de database bevat alleen de verwijzing. Een nieuw logo vervangt het huidige. Eerder gedownloade of verstuurde PDF’s veranderen hierdoor niet.
3. 3Vul desgewenst bij Betaalinstructie een rekeningnummer of IBAN in. De tenaamstelling is optioneel en wordt niet automatisch aangevuld. Een ingevuld rekeningnummer is voldoende om betaalinstructies te tonen voor het actuele openstaande bedrag in de documentvaluta. Zonder vervaldatum blijft alleen het datumdeel weg. Bij een volledig betaalde factuur, offerte of creditnota verschijnt geen betaalinstructie.
4. 4Opnieuw gemaakte factuur-PDF’s gebruiken de actuele centrale betaalgegevens, ook bij eerder gemaakte facturen. Eerder gedownloade of verstuurde PDF’s veranderen niet.
5. 5Bij te vaak factuuropmaak opslaan kort achter elkaar verschijnt een wachtmelding. Houd het formulier open; je invoer en gekozen logo blijven behouden. Probeer later opnieuw.
6. 6Kies Documenttaal en toelichting bij het concept, de offerte, factuur of creditnota. Download daarna de PDF om het resultaat te bekijken. Iedere opnieuw gemaakte PDF gebruikt de actuele centrale huisstijl, ook bij eerder gemaakte documenten. Eerder gedownloade of verstuurde PDF’s veranderen niet. Huisstijlwijzigingen wijzigen geen factuurnummer, bedragen of boekingen; er is geen historisch PDF-archief.
7. 7Laat een eigenaar of manager onder Instellingen de Factuurmail instellen met afzendernaam, afzenderadres en de SMTP-gegevens van jullie mailprovider. Alleen publieke mailservers met versleuteling vanaf het begin van de verbinding zijn ondersteund: impliciete TLS, meestal poort 465. Vraag de provider naar passende instellingen.
8. 8Voer bij wijziging van server of poort het SMTP-wachtwoord opnieuw in. Het wachtwoord wordt versleuteld opgeslagen. Opslaan verstuurt geen testmail en test de verbinding niet. Er is geen terugval op een platformmailserver; account- en beveiligingsmail staan hier los van.
9. 9Open Factuurmail versturen of Offertemail versturen. Controleer het vooringevulde contactadres en wijzig het eventueel voor deze ene verzending, zonder het contact te wijzigen. De verzendopdracht bewaart het gekozen adres. De provider ontvangt het bericht, de ontvanger en de PDF-bijlage; controleer diens privacy- en bewaarbeleid.
10. 10Bekijk de recente verzendopdrachten en vernieuw zo nodig de status. Verzonden betekent dat de mailserver het bericht heeft aangenomen, niet dat de inbox het heeft ontvangen. Is de uitkomst onzeker, controleer dan eerst bij de provider voordat je een nieuwe verzending start. Een onzekere verzending wordt niet automatisch herhaald.

Wat zie je op het scherm?

• Centrale factuuropmaak: logo, accentkleur en lettertype
• Optioneel rekeningnummer of IBAN en tenaamstelling
• Documenttaal en toelichting per document
• Afzender, optioneel antwoordadres en SMTP-instellingen
• Ontvangeradres per verzending en recente verzendstatus

Wat gebeurt er daarna?

Een download of verzending maakt geen nieuwe boeking. Zonder ondersteunde en correct ingestelde mailverbinding wordt niets verstuurd. Je kunt de PDF wel afzonderlijk downloaden wanneer het document daarvoor compleet is.

Verder lezen