Een offerte maken en gebruiken voor een factuur

Stap voor stap

1. 1Open Facturen en kies Offerte maken. Vul de klant, datums, regels, aantallen, prijzen en btw-keuzes in. Het automatische offertevoorbeeld toont berekende bedragen, geen journaalposten.
2. 2Sla de offerte op. Voor downloaden of verzenden moeten de namen van afzender en klant, datums, omschreven en geprijsde regels, valuta en toepasbare btw-keuzes compleet zijn. Voor verzending is ook een ontvangeradres nodig. Volledige factuuradresgegevens zijn voor de offerte-uitvoer niet verplicht.
3. 3Gebruik Markeren als geaccepteerd wanneer je de afspraak met de klant hebt bevestigd. De klant hoeft niet zelf in Boekhouden te accepteren. Ook een onvolledig opgeslagen offerte kan handmatig worden gemarkeerd.
4. 4Kies Factuur maken om een nieuw, vooringevuld factuurformulier te openen. Controleer de actuele gegevens en het boekingsvoorbeeld en kies zelf of je een concept opslaat of definitief maakt. Deze actie boekt en verstuurt niets vanzelf.
5. 5Zolang er geen factuurconcept van is opgeslagen, kun je de offerte wijzigen. Een inhoudelijke wijziging verwijdert de acceptatiemarkering. Na opslaan van een afgeleid factuurconcept staan inhoud en acceptatie vast; werk verder in de factuur. Alleen openen blokkeert niets. Verwijder je alle bijbehorende concepten en is er nooit een definitieve factuur gemaakt, dan wordt de offerte weer wijzigbaar. Er is geen versiearchief of automatische synchronisatie.

Wat zie je op het scherm?

• Offertevoorbeeld en opslaan
• Geaccepteerd of niet geaccepteerd
• PDF downloaden en offertemail versturen
• Factuur maken met voorinvulling

Wat gebeurt er daarna?

De offerte blijft een afzonderlijk niet-financieel document. De vooringevulde factuur krijgt pas bij definitief maken een nummer en boeking. Offerte-uitvoer gebruikt de actuele gegevens; een vervaldatum wordt niet automatisch een geldigheidsdatum van de offerte.

Verder lezen