Betalingsherinneringen versturen

Stap voor stap

1. 1Open Betalingsherinneringen vanuit Facturen. Controleer de vervallen factuur en het actuele openstaande bedrag. Registreer een al ontvangen betaling eerst bij de factuur, zodat de herinnering van het juiste saldo uitgaat.
2. 2Open de handmatige herinnering. Controleer het bedrag en het ontvangeradres; dit adres kun je voor de verzending wijzigen. Versturen gebruikt de eigen mailserver van deze administratie en vereist dat Factuurmail is ingesteld.
3. 3Open de herinneringsinstellingen als je automatisch wilt versturen. Schakel dit expliciet in en voer zelf de hele dagen na de vervaldatum in, gescheiden door komma’s en zonder dubbele dagen. Zonder deze keuze wordt niets automatisch verstuurd.
4. 4Controleer voor automatische herinneringen het actuele e-mailadres bij het contact. Dit adres wordt bij de verzending gebruikt, niet het eerder gekozen adres van een factuurmail. Zonder bruikbaar contactadres wordt niets automatisch verstuurd.
5. 5Bekijk de verzendstatus. Vlak vóór verzending wordt het actuele openstaande bedrag opnieuw gecontroleerd. Betaalde facturen krijgen geen herinnering. Na een onderbreking wordt hoogstens één actuele herinnering klaargezet, niet alle gemiste herinneringen tegelijk.
6. 6Bij een onzekere verzenduitkomst controleer je eerst bij je mailprovider of de herinnering is verstuurd. Een onzekere verzending wordt niet automatisch herhaald. Verstuur niet opnieuw alleen omdat inboxbezorging nog niet bevestigd is.
7. 7Een automatische herinnering die zeker niet is verzonden door een tijdelijke storing krijgt maximaal drie herpogingen: na 15 minuten, 1 uur en 24 uur vanaf de vorige mislukte poging. Iedere poging controleert opnieuw of de herinnering nog nodig en toegestaan is. Blijvende fouten en uitgeputte herpogingen vragen aandacht; herstel de oorzaak en verstuur zo nodig handmatig.

Wat zie je op het scherm?

• Vervaldatum en actueel openstaand bedrag
• Ontvanger en recente verzendstatus
• Automatisch versturen aan of uit
• Zelf gekozen dagen na de vervaldatum

Wat gebeurt er daarna?

Een herinnering vraagt alleen om het actuele openstaande bedrag en boekt geen nieuwe omzet, rente of kosten. Nieuwe ontvangsten en credits blijven bepalend voor wat nog openstaat.

Verder lezen