Bankmutaties koppelen en verwerken

Stap voor stap

1. 1Bekijk bestaande boekingen via de oogknop met J-nummer op het mutatiedetail of bij de koppelingen. Gekoppelde inkoop opent het leveranciersdocument en betekent niet dat die aankoop al aan een vast activum is toegerekend.
2. 2Open de mutatie en controleer datum, valuta, richting, bedrag en de brongegevens. Onzekere bronstatussen, retouren en terugdraaiingen vragen eerst beoordeling.
3. 3Kies Bestaande boeking koppelen om handmatig naar bestaande ontvangsten, inkoopbetalingen, terugbetalingen, handmatige journaalposten, rekening-courantboekingen of eigen overboekingen te zoeken. Kies het brontype en de richting en bekijk de zoekresultaten. Een zoekresultaat bewijst op zichzelf niet dat een boeking bij deze bankmutatie hoort; bij bevestigen wordt opnieuw gecontroleerd.
4. 4Kies de werkelijke boeking en het te koppelen bedrag. Je mag een mutatie splitsen of een boeking gedeeltelijk koppelen binnen het nog beschikbare bedrag. Een bedrag in de andere richting kan bijvoorbeeld afzonderlijke kosten tegenover een bruto-ontvangst verklaren.
5. 5Vul een positief absoluut bedrag in de bankvaluta in, ook bij een afschrijving. Kies de richting afzonderlijk. Negatieve bedragen worden afgewezen en niet automatisch omgezet.
6. 6Zoek bestaande inkoop- en omzetbetalingen op contactnaam of -nummer, documentnummer, externe referentie of omschrijving. Gevonden en geselecteerde kaarten behouden alle betrokken documenten. Brongegevens van een andere administratie blijven afgeschermd, ook bij een zichtbaar lokaal bankjournaal.
7. 7Ontvangst op factuur of opbrengst legt geld vast bij een eerder geboekte factuur, losse verkoop, rente of andere opbrengst. De documentkeuze toont ook de omschrijving. Voeg bij een inkoopbetaling zelf een toewijzing toe; ontbrekende regels verschijnen als klikbare veldhulp Inkooptoewijzing toevoegen.
8. 8Ontbreekt de boeking, kies dan Bankmutatie verwerken. Voeg de benodigde ontvangst, terugbetaling, inkoopbetaling, leveranciersrefund, handmatige journaalpost of eigen overboeking toe. Ook een nieuwe gewone inkoop met expliciete betaling of losse omzet met expliciete ontvangst is mogelijk. Controleer de gewone btw-, valuta- en rekeningkeuzes. De betaaldatum is niet automatisch de document- of leveringsdatum.
9. 9Een nieuwe inkoop gebruikt dezelfde vereenvoudigde velden als Inkoop en kosten. Klap alleen een afwijkende leveringsdatum, andere valuta of aanvullende documentgegevens open als je die nodig hebt. Een handmatig toegevoegd inkooponderdeel in dezelfde administratie stelt Bank, de beschikbare gekoppelde grootboekrekening en de bankboekingsdag voor als wijzigbare betaalinvoer. Ontbreekt de bankdatum, vul dan zelf de betaaldatum in. Documentdatum, bedragen, btw en leverancier kies je zelf; invoer uit een voorstel of herkenningsregel wordt niet overschreven. Valutaomrekening, tegenwaarde en betalingsverschil verschijnen alleen wanneer nodig.
10. 10Bij een nieuwe directe verkoop delen Bank en Omzet de documentopties, btw-bediening, regelvelden en valuta-invoer. Btw-situatie wijzigen opent de regio, levering en klanttype; de samenvatting toont je werkelijke keuzes. In- of uitklappen verandert geen overgenomen fiscale keuzes. Ontbrekende keuzes blijven zichtbaar. Controleer de btw-behandeling en zo nodig de margemethode of VIES-onderbouwing. Omrekeningen verschijnen alleen voor de bijbehorende valuta; bedragen en koersen worden niet voor je bepaald.
11. 11Voeg je zelf een nieuw omzetonderdeel toe, dan staan de administratiemunt, Nederlandse verkoop, diensten/particulier en 21% btw wijzigbaar voorgeselecteerd, net als bij gewone Omzet. Een andere valuta en afwijkende leveringsdatum kun je openklappen; afwijkende of lege overgenomen waarden blijven zichtbaar. De leveringsdatum volgt je documentdatum totdat je haar zelf aanpast of wist. Bij boeken in dezelfde administratie staan Bank, de beschikbare gekoppelde bankrekening en de bankboekingsdatum als wijzigbare ontvangstgegevens klaar. Ontbreekt de bankdatum, dan vul je de ontvangstdatum zelf in. De documentdatum blijft leeg totdat je haar invult. Voorstellen, herkenningsregels en herstelde invoer krijgen deze voorselecties niet.
12. 12Vraagt het gezamenlijke voorbeeld om verwerking van een betalingsverschil, dan verschijnen de toegestane keuzes bij dat verkooponderdeel. Tijdelijk verborgen afhankelijke velden bewaren hun invoer zolang je op het formulier blijft, maar tellen niet mee zolang ze verborgen zijn. Controleer de waarden opnieuw als je die velden weer gebruikt. Een keuze of fout bij één onderdeel verandert geen ander onderdeel.
13. 13Controleer het gezamenlijke voorbeeld. Nieuwe boekingen en koppelingen worden samen vastgelegd of helemaal niet. Om alleen los te koppelen vervang je de koppellijst door de gewenste overblijvende koppelingen; een lege lijst verwijdert alle koppelingen van die mutatie, niet de boekingen.
14. 14Wil je meerdere bankregels samen verwerken, selecteer dan zelf de regels op de huidige lijstpagina en kies Geselecteerde bankregels verwerken. Selecties worden niet meegenomen naar een andere pagina of zoekopdracht. De gezamenlijke opdracht bevat maximaal 100 bankregels binnen één administratie en in totaal maximaal 100 nieuwe boekingsonderdelen.
15. 15Iedere geselecteerde bankregel heeft een eigen onderdeel in dezelfde volgorde als op de lijstpagina. Bestaande koppelingen blijven behouden; pas ze zo nodig eerst aan via Koppelingen beheren. Voeg per bankregel de benodigde nieuwe boekingen toe en controleer alle voorbeelden en waarschuwingen. Eén bevestiging verwerkt de hele opdracht of niets. Bedragen, koersen, btw en RC-routes kies je zelf; de wijzigbare betaalvoorinvulling bij een nieuwe inkoop is hierboven beschreven.
16. 16Een nieuwe boeking van de ene bankregel is binnen diezelfde gezamenlijke opdracht niet als nieuwe bron voor een andere bankregel te kiezen. Koppel bijvoorbeeld de tweede bankkant van een nieuwe eigen overboeking nadat de overboeking is aangemaakt. Is de uitkomst van bevestigen onzeker, behoud dan de invoer en gebruik Dezelfde opdracht opnieuw proberen; zo wordt dezelfde opdracht niet tweemaal geboekt.
17. 17Een eigen overboeking heeft twee echte bankdatums en een expliciet gekozen tussenrekening in de betalende administratie. Een overboeking naar een andere administratie gebruikt de rekening-courantverbinding op de bijschrijvingsdatum. Een resterend bedrag op de tussenrekening wordt niet automatisch weggeboekt.
18. 18Open een gekoppelde eigen overboeking vanuit de bankmutatie. Met toegang tot alle betrokken administraties zie je beide bankzijden en de journaalposten. Kies Bewerken om de bestaande invoer te wijzigen en controleer eerst het nieuwe boekingsvoorbeeld. Alleen de bestaande bankrekening in haar oorspronkelijke rol en de exacte bestaande route mogen inactief behouden blijven; nieuwe keuzes moeten actief zijn.
19. 19Vanuit iedere bijbehorende journaalpost kun je ook de volledige overboeking openen. Het detail toont de stand op kruisposten van alleen deze overboeking per boekingsdatum, de stand op de getoonde peildatum en de stand na alle boekingsdatums. Een toekomstige bijschrijving telt niet mee op een eerdere peildatum. Ontbrekend bronbewijs is een controlepunt, geen nulstand.
20. 20De aansluiting op bankmutaties staat afzonderlijk per af- en bijschrijving. De gekoppelde deelbedragen tellen mee, niet automatisch het hele bedrag van iedere bankmutatie. Een vereffende tussenrekening betekent niet dat beide bankkanten volledig zijn gekoppeld; verouderde koppelingen blijven controle vragen.
21. 21Verwijderen vraagt een aparte bevestiging en verwijdert de financiële inhoud van de overboeking en haar journaalposten. Bankmutaties blijven bestaan. Bestaande koppelingen worden niet stil losgemaakt maar krijgen Koppeling controleren. Ongewijzigd opslaan verandert de overboeking niet.
22. 22Controleer een koppeling opnieuw als een gekoppelde boeking is gewijzigd of verwijderd. De status Koppeling controleren betekent niet dat het bedrag nog betrouwbaar is afgeletterd.
23. 23Voorstellen op basis van bankgegevens doorzoekt automatisch tegelijk Inkoop en Omzet zodra Verwerking toevoegen zichtbaar is, binnen je rechten en met voorstellen die bij de bij- of afschrijving passen. De eerste pagina verschijnt vanzelf; met Voorstellen vernieuwen vraag je de resultaten opnieuw op. De voorstellen gebruiken exacte documentverwijzingen; een gelijk bedrag of een naam alleen is geen bewijs. Bekijk document, type, onderbouwing, beschikbaar bedrag en waarschuwingen. Een pagina onderzoekt maximaal tien documenten per toegankelijk onderdeel. Beperkte zoekdekking, ontbrekende rechten en volgende pagina’s blijven zichtbaar. Vergelijk alternatieven zelf; er wordt niets automatisch gekozen.
24. 24Bij Nieuwe boekingen staan bij een afschrijving Betaling van een inkoop, Nieuwe inkoop en betaling en Btw-betaling vooraan, bij een bijschrijving Ontvangst op verkoopfactuur, Nieuwe losse omzet en ontvangst en Btw-ontvangst. Andere verwerking bevat terugbetalingen, eigen overboekingen en overige boekingen. De huidige administratie staat zichtbaar voorgesteld wanneer je daar mag boeken; kies Wijzigen voor een andere administratie. Een keuze voegt pas na Onderdeel toevoegen velden toe. Bij een volledig gekoppelde mutatie staat Koppelingen beheren voorop; Verwerking toevoegen blijft beschikbaar als je die zelf openklapt.
25. 25Kies Koppeling toevoegen voor een bestaande geldbeweging; vul een ontbrekend koppelbedrag zelf in. De nieuwe keuze verschijnt bij Gekozen koppelingen en vervangt geen bestaande koppeling. Nieuw boekingsonderdeel toevoegen bereidt een nieuwe ontvangst of betaling voor zonder bestaande onderdelen te overschrijven. Controleer de invoer en vul ontbrekende bedragen, datums, omrekeningen of verschilkeuzes aan. Deze keuzes boeken nog niets: bevestig pas na het actuele gezamenlijke voorbeeld. Dit werkt ook per bankregel in een gezamenlijke opdracht.
26. 26Open Herkenningsregels vanuit Bank om eigen regels te maken, te wijzigen, uit te schakelen of te verwijderen. Kies een bankrekening en bij- of afschrijving. Naam tegenpartij bevat herkent bijvoorbeeld Vodafone in VODAFONE LIBERTEL BV. Hoofdletters maken niet uit; spaties en accenten wel. Rekeningnummer en betalingsomschrijving staan onder Aanvullende herkenningsvoorwaarden en worden nog steeds letterlijk vergeleken, inclusief hoofdletters en spaties. Minimaal één voorwaarde is nodig. Alle ingevulde voorwaarden moeten bij dezelfde detailtransactie passen; naam en rekeningnummer bij dezelfde tegenpartij.
27. 27Een nieuwe regel staat aangevinkt als actief; je kunt dit uitzetten. De regelnaam is alleen een label, geen herkenningsvoorwaarde. Vanuit een bankmutatie, na een boeking of via een opgeslagen koppeling, staat de volledige eenduidige tegenpartijnaam wijzigbaar klaar. Je kunt haar zelf verkorten. Bij eigen rekeningen, batches of meerduidige bronnen wordt geen naam geraden. Een eenduidige tegenrekening kun je met de knop overnemen als extra voorwaarde. Bestaande regels worden niet automatisch aangevuld; ingevulde aanvullende voorwaarden blijven zichtbaar.
28. 28Het boekingsvoorstel vat de overgenomen keuzes samen. Open Wijzigen om ze aan te passen; bij een gekozen administratie en verwerking verschijnen de velden vanzelf. Lege niet-toepasselijke velden zijn verborgen. Afwijkende ingevulde keuzes blijven zichtbaar en worden alleen gewist als je dat zelf doet. Tijdelijk wisselen van administratie of verwerking bewaart de invoer zolang dit formulier openblijft. Bedragen, datums en boekingen worden niet automatisch bevestigd.
29. 29Kies welk soort boeking en welke herbruikbare keuzes je wilt onthouden, bijvoorbeeld de grootboekrekening, leverancier en btw-behandeling. Bedragen, datums, documentverwijzingen, koersen, betalingsverschillen en bevestigingen worden niet onthouden. Er wordt niets geboekt bij het opslaan van een regel.
30. 30Na een geslaagde bankverwerking kun je vrijwillig Herkenningsregel maken kiezen. Bij meerdere onderdelen kies je het gewenste onderdeel. De bankrekening, richting en herbruikbare boekingskeuzes zijn al ingevuld; de herkenningsvoorwaarden bevestig je zelf. Annuleren laat de zojuist opgeslagen boeking ongemoeid.
31. 31Ook bij opgeslagen koppelingen kun je Herkenningsregel maken kiezen. Eerst zie je passende actieve regels; dit zegt niet dat ze eerder gebruikt zijn. Bekijk of wijzig zo’n regel, of kies bewust een nieuwe. Kies of je een document met betaling wilt herhalen of alleen een betaling op een bestaand document. De gewone regel-editor neemt alleen herbruikbare keuzes over; geen bedragen, datums of factuurnummers. Gewijzigde, verwijderde of niet-eenduidige bronnen worden niet geraden. De boekingen en koppelingen veranderen niet.
32. 32Herkenningsregels staat binnen Verwerking toevoegen direct open en haalt de passende regels vanzelf op. Vergelijk alle pagina’s met voorstellen; gebruik Herkenningsregels vernieuwen om opnieuw te zoeken. Ook als er niets gevonden is, verschijnt een melding. De gevonden naam, rekening of betalingstekst staat direct bij iedere regel, met de deeltransactie uit de bankbron. Dit verklaart de herkenning, maar bewijst niet dat er al een bijbehorende factuur is. Er is geen verborgen voorkeursregel. Een gekozen regel voegt één nieuw boekingsonderdeel toe zonder bestaande invoer te overschrijven. Vul de ontbrekende gegevens aan en controleer het gewone boekingsvoorbeeld. Gewijzigde rechten of onbruikbare keuzes worden opnieuw gecontroleerd.
33. 33Bij een nieuwe inkoop of omzet kun je Bedrag volledig betaald of Bedrag volledig ontvangen aanvinken wanneer document en betaling dezelfde valuta hebben. Het betaalbedrag volgt dan het totaal inclusief btw, ook wanneer je regels wijzigt. Uitzetten herstelt je handmatig ingevulde bedrag. Bij verschillende valuta vul je het werkelijke betaalbedrag zelf in. Het vinkje boekt nog niets: controleer het gezamenlijke voorbeeld en bevestig de verwerking.
34. 34Blijft Verwerking bevestigen uitgeschakeld? Bij het boekingsvoorbeeld staat welke velden nog ontbreken of aandacht vragen, met het onderdeel en de regel. Klik op een veld om ernaartoe te gaan; ingeklapte onderdelen openen dan. Na aanvullen wordt het voorbeeld opnieuw gecontroleerd.
35. 35Verwijder je een bankrekening, dan blijven haar herkenningsregels bewaard maar worden ze niet meer toegepast. Kies eerst een andere bankrekening in de regel. Wijzigen of verwijderen van een regel verandert nooit eerdere boekingen.

Wat zie je op het scherm?

• Bestaande bronboeking, richting en te koppelen bedrag
• Nieuwe boeking en betrokken administratie
• Expliciet geselecteerde bankregels en hun eigen boekingsonderdelen
• Gekoppeld bedrag, resterend bedrag en waarschuwingen

Wat gebeurt er daarna?

Bankgegevens en boekingen blijven afzonderlijk bestaan. Volledig gekoppeld zegt alleen iets over de mutatie; de volledigheid en het saldo van de rekening controleer je apart.

Verder lezen