Inkopen en kosten boeken

Stap voor stap

1. 1Open de administratie en kies Inkoop boeken.
2. 2Kies het contact dat werkelijk de leverancier is en neem documentnummer en documentdatum over van het ontvangen document.
3. 3Vul ook de prestatiedatum in wanneer de levering of dienst in een andere periode valt. Zo komt de last in de periode waarop zij betrekking heeft.
4. 4Verdeel het bedrag over passende kosten- of balansrekeningen. Een computer die je langer gebruikt kan bijvoorbeeld een bedrijfsmiddel zijn in plaats van een directe kantoorkost. Regeltoelichting is optioneel, ook bij inkoop vanuit Bank; vul alleen iets in als dit extra informatie toevoegt.
5. 5Vul bij leveranciers-btw twee bedragen in: exclusief btw, btw of inclusief btw. Het derde wordt berekend. Wis een ingevoerd bedrag om een ander paar te gebruiken. Verlegde btw staat afzonderlijk in het boekingsvoorbeeld en verhoogt het leveranciersbedrag niet.
6. 6Controleer de voorgestelde btw-aftrek. Een rekening kan een wijzigbare voorselectie hebben; de nieuwe standaardinrichting gebruikt 100% voor gewone inkopen en 0% voor maaltijden. Een lege instelling vraagt om je eigen keuze. Je werkelijke gebruik en fiscale situatie blijven bepalend, ook bij maaltijden.
7. 7Laat Margeregeling toepassen uit voor een gewone inkoop. Schakel dit alleen in wanneer de margeregeling van toepassing is en kies dan expliciet de juiste 9%- of 21%-groep.
8. 8Kies Nog niet betaald wanneer er nog een leveranciersschuld openstaat. Schakel Betaling registreren alleen in voor een betaling die werkelijk heeft plaatsgevonden en gebruik de echte betaaldatum en betaalrekening.
9. 9Betaalt een financier rechtstreeks de leverancier, bijvoorbeeld voor een auto? Maak eerst de lening aan bij Geld geleend. Kies bij de inkoopbetaling Betaald door financier, selecteer die lening en vul het werkelijk gefinancierde bedrag in. Dit vermindert de leveranciersschuld en verhoogt de lening, zonder bankontvangst. Je kunt een deel financieren en je eigen betaling apart vastleggen.
10. 10Controleer vóór boeken het voorbeeld met de voorgestelde debet- en creditregels. Dat geldt ook voor een betaling of terugbetaling. Een latere deel- of restbetaling voeg je bij hetzelfde document toe. Het overzicht onderscheidt werkelijk betaald, betalingsverschil en afgewikkeld: bijvoorbeeld €140 betaald plus €2 verschil is €142 afgewikkeld.
11. 11Op het inkoopdetail opent Inkoopboeking bekijken de oorspronkelijke journaalpost. Bij iedere betaling opent Betaalboeking bekijken de bijbehorende journaalpost; de bankknop opent de werkelijk gekoppelde bankmutatie. Inkoop en betaling blijven afzonderlijk controleerbaar.

Wat zie je op het scherm?

• Leverancier, documentnummer en documentdatum
• Prestatiedatum en boekingsregels
• Bedragen exclusief btw, btw en totaal
• Betaalstatus, betaaldatum en betaalrekening

Wat gebeurt er daarna?

Na boeken zie je de kosten of het bezit in de juiste periode en blijft een niet-betaald bedrag als leveranciersschuld openstaan. Een betaling verlaagt die schuld en het saldo van de gekozen bank-, kas- of rekening-courantrekening. Boekhouden vult geen ontbrekende leverancier, rekening, datum of betalingsroute stil voor je in.

Verder lezen